I documenti di famiglia in ordine, una volta per tutte

Ogni famiglia ha il cassetto. Quello con i contratti, le garanzie, i certificati, le buste mai aperte e la fattura che serviva l'anno scorso. Il cassetto non è disordine: è il risultato naturale di documenti che arrivano da dieci fonti diverse e non hanno un posto.

Il metodo qui sotto sostituisce il cassetto con tre livelli, e si monta in un pomeriggio.

Il principio: un documento sta dove serve

L'errore classico è organizzare i documenti per tipo: una cartella «fatture», una «certificati», una «contratti». Sembra logico, ma quando serve un documento non lo cerchi per tipo: lo cerchi per cosa riguarda. La fattura del gommista serve quando pensi all'auto, non quando pensi alle fatture.

Quindi i documenti vanno agganciati alla cosa a cui si riferiscono. Il resto viene da sé.

Livello 1: le schede

In KidBox, quasi ogni scheda accetta allegati: la visita medica, l'esame, l'auto, l'intervento in officina, l'elettrodomestico, la scadenza di casa, l'animale. Il documento si carica lì, e l'app lo mette automaticamente anche nell'archivio Documenti con un riferimento alla scheda di origine.

Questo vuol dire che:

• il referto sta sulla visita, e lo trovi dalla scheda Salute di quel figlio
• la fattura del tagliando sta sull'intervento, nella scheda Veicoli
• la garanzia sta sulla lavatrice, nella scheda Casa

E in tutti i casi lo stesso file è anche in Documenti, in una vista unica. Un file solo, due strade per arrivarci.

Livello 2: le cartelle

Per quello che non ha una scheda — contratti, atti, certificati, comunicazioni — servono le cartelle. Poche, e per soggetto:

• Una per ogni persona (identità, scuola, lavoro)
• Una per la casa (contratti, atti, condominio)
• Una per il denaro (banca, assicurazioni, tasse)

Tre-cinque cartelle bastano. Se ne servono dieci, alcune sono in realtà schede che non avete ancora usato.

Livello 3: il wallet

Alcuni documenti non si archiviano: si mostrano. Tessera sanitaria, carta d'identità, tessera del supermercato, biglietto del treno, abbonamento della palestra. Nel Wallet stanno come carte, con il codice a barre leggibile in cassa e la scadenza visibile. E i biglietti in PDF vengono letti dall'app, che ne estrae data, orario e posto senza che tu debba riscriverli.

La regola dell'ingresso

Il sistema regge se ogni documento nuovo trova il suo posto quando arriva, non «quando avrò tempo». Trenta secondi al momento giusto valgono un'ora a fine anno.

• Referto → si allega alla visita
• Fattura → si allega alla scadenza o all'intervento (e la spesa nasce da sola)
• Contratto → in cartella
• Tessera → nel Wallet

Su iPhone l'estensione di condivisione permette di mandare un PDF dalla mail direttamente in KidBox, senza passare dai file del telefono.

Perché la cifratura non è un dettaglio

I documenti di una famiglia sono la cosa più sensibile che la famiglia possiede: identità, salute, denaro, minori. Metterli in un servizio che li può leggere significa fidarsi per sempre delle sue scelte future.

In KidBox i documenti sono cifrati con una chiave di famiglia che sta solo sui dispositivi dei membri. Il servizio conserva byte, non contenuti. La conseguenza pratica è che nessuno — noi compresi — può aprire il referto di tuo figlio. È il motivo per cui le notifiche non mostrano l'anteprima di un documento: non possiamo generarla.

Le password sono documenti

Un'ultima categoria che di solito manca dall'archivio: le credenziali. Registro elettronico, portale della mensa, banca, utenze, Wi-Fi. Sono documenti a tutti gli effetti, e devono essere condivisi tra i genitori e cifrati. La scheda Password fa esattamente questo, con l'AutoFill sul telefono e un controllo di sicurezza sulle password deboli o riusate.

Il pomeriggio

Concretamente:

1. Svuota il cassetto e dividi in tre mucchi: da buttare, da fotografare, da conservare in originale.
2. Fotografa il secondo mucchio, un documento alla volta, direttamente nella scheda giusta.
3. Crea le cartelle per il resto.
4. Aggiungi le scadenze che hai scoperto lungo la strada.
5. Il terzo mucchio torna in un cassetto — molto più piccolo.

Da quel giorno il cassetto non cresce più, perché i documenti nuovi hanno un posto dove andare.