Des rappels qui fonctionnent : pourquoi on en ignore la plupart et comment les régler

Tout le monde programme des rappels. Presque tout le monde les ignore. La notification « facture » qui arrive à 9 h pendant que vous déposez les enfants à l'école est balayée et oubliée ; la même à 21 h, sur le canapé, téléphone en main, est traitée. Ce n'est pas une question de discipline : c'est une question de quand et de à qui.

Le principe : le rappel arrive quand on peut agir

Un rappel utile a trois propriétés :

1. Il arrive à un moment où l'on peut agir. Payer une facture, c'est cinq minutes assis ; s'en souvenir en voiture ne sert à rien.
2. Il arrive avec le bon délai. Le jour même pour ce qui se fait en cinq minutes ; une semaine avant pour ce qu'il faut réserver, acheter ou demander.
3. Il arrive à la personne qui doit agir. Une notification envoyée aux deux, c'est une notification envoyée à personne.

Trois types de rappel, trois réglages

Les tâches

Une tâche a une échéance (le jour) et, si besoin, un rappel (l'heure). L'erreur courante est de régler le rappel à l'heure à laquelle on aimerait *avoir fait* la chose, au lieu de l'heure à laquelle on *peut la faire*.

Règle pratique : les coups de fil le matin (les bureaux répondent), les démarches en ligne le soir (on est assis), les achats quand on est déjà dehors. Dans KidBox, chaque tâche a son propre rappel, qui n'arrive qu'à la personne à qui elle est attribuée.

Les événements

Un événement du calendrier a souvent besoin de deux rappels : un la veille (« demain c'est le spectacle : il faut le costume ») et un peu avant (« plus qu'une heure, partez »). Le premier permet de se préparer, le second d'éviter le retard. Un seul rappel à trente minutes ne sert à rien pour ce qui demande une préparation.

Dans le calendrier familial, le rappel d'un événement arrive à tous les membres : pour les rendez-vous des enfants, c'est exactement ce qu'on veut.

Les échéances

Factures, garanties, assurances, contrôles. Ici, le délai est tout : 7 jours pour les paiements, 30 jours pour ce qui demande une action (résilier, réserver, renouveler). Dans la rubrique Maison et la rubrique Véhicules, chaque échéance a son propre rappel, qui arrive aux membres de la famille ayant activé les notifications.

Qui le reçoit

Le point le plus négligé. Dans une famille, les notifications pour tout le monde ont un coût : après une semaine de « cartable prêt ? » envoyé à des gens qui ne sont pas concernés, l'app est mise en sourdine. À partir de là, plus aucun rappel ne fonctionne.

La règle :

• Les tâches ne préviennent que la personne à qui elles sont attribuées.
• Les événements préviennent tout le monde, parce qu'ils concernent tout le monde.
• Les échéances préviennent la famille : c'est à celui qui a ce domaine de s'en occuper.
• Le chat prévient tout le monde, mais c'est le seul.

Si un membre reçoit plus de cinq notifications familiales par jour, quelque chose est mal réglé.

Les rappels pour les enfants

Un enfant de 8 ans avec un téléphone (ou une tablette) peut recevoir ses propres rappels : « 20 h, prépare ton cartable ». C'est bien plus efficace que si le parent le dit, pour une raison simple : une notification n'a pas de ton. Ce n'est pas un reproche, c'est une information, et l'enfant peut la cocher tout seul.

Pour les petits, sans appareil, le rappel arrive au parent, mais c'est l'enfant qui fait la chose.

Répéter, mais pas trop

Un rappel qui se répète chaque jour jusqu'à ce qu'on coche est utile une semaine et insupportable ensuite. Si une chose a déjà eu trois rappels sans être faite, le problème n'est pas le rappel : c'est qu'elle n'a pas de vraie date, ou pas de vrai responsable, ou qu'elle ne sert à rien. Il faut la supprimer ou la replanifier, pas la rappeler une quatrième fois.

Le test

Pendant une semaine, chaque fois que vous balayez une notification sans rien faire, demandez-vous pourquoi : mauvais moment, mauvaise personne, mauvaise chose ? À la fin de la semaine, corrigez les réglages. En général, trois ou quatre changements suffisent pour que les notifications redeviennent des choses qu'on fait, et non des choses qu'on balaie.