Los documentos de la familia en orden, de una vez por todas
Toda la familia, en una sola app.
El organizador familiar para iPhone, Android y navegador, cifrado de extremo a extremo. Gratis para una familia de dos padres.
Toda familia tiene el cajón. El de los contratos, las garantías, los certificados, los sobres sin abrir y la factura que te hacía falta el año pasado. El cajón no es desorden: es el resultado natural de documentos que llegan de diez fuentes distintas sin un sitio adonde ir.
El método siguiente sustituye el cajón por tres niveles, y se monta en una tarde.
El principio: un documento vive donde se necesita
El error clásico es organizar los documentos por tipo: una carpeta «facturas», otra «certificados», otra «contratos». Parece lógico, pero cuando necesitas un documento no lo buscas por tipo: lo buscas por aquello a lo que se refiere. La factura del taller de neumáticos importa cuando piensas en el coche, no cuando piensas en facturas.
Por eso los documentos deberían ir adjuntos a aquello a lo que se refieren. Lo demás viene solo.
Nivel 1: las fichas
En KidBox, casi todas las fichas aceptan adjuntos: la visita médica, la prueba, el coche, la intervención del taller, el electrodoméstico, el vencimiento de la casa, la mascota. El documento se sube ahí, y la app lo pone automáticamente también en el archivo de Documentos, con una referencia a la ficha de la que viene.
Eso significa que:
- el informe está en la visita, y lo encuentras desde la sección Salud de ese hijo
- la factura de la revisión está en la intervención, en la sección Vehículos
- la garantía está en la lavadora, en la sección Hogar
Y en todos los casos el mismo archivo está también en Documentos, en una sola vista. Un archivo, dos formas de llegar a él.
Nivel 2: las carpetas
Para lo que no tiene ficha (contratos, escrituras, certificados, notificaciones) hacen falta carpetas. Pocas, y por tema:
- Una para cada persona (identidad, colegio, trabajo)
- Una para la casa (contratos, escrituras, comunidad de vecinos)
- Una para el dinero (banco, seguros, impuestos)
Bastan de tres a cinco carpetas. Si necesitas diez, algunas son en realidad fichas que todavía no has usado.
Nivel 3: el wallet
Algunos documentos no se archivan: se enseñan. Tarjeta sanitaria, DNI, tarjeta de fidelidad del súper, billete de tren, abono del gimnasio. En el Wallet son tarjetas, con el código de barras legible en caja y la caducidad a la vista. Y la app lee los billetes en PDF y extrae fecha, hora y asiento para que no tengas que volver a escribirlos.
La regla de entrada
El sistema aguanta si cada documento nuevo encuentra su sitio cuando llega, no «cuando tenga tiempo». Treinta segundos en el momento justo valen más que una hora a final de año.
- Informe → adjunto a la visita
- Factura → adjunta al vencimiento o a la intervención (y el gasto se crea solo)
- Contrato → en una carpeta
- Tarjeta → en el Wallet
En iPhone, la extensión para compartir te permite enviar un PDF desde el correo directamente a KidBox, sin pasar por los archivos del teléfono.
Por qué el cifrado no es un detalle
Los documentos de una familia son lo más sensible que la familia tiene: identidad, salud, dinero, menores. Ponerlos en un servicio que puede leerlos significa fiarse para siempre de sus decisiones futuras.
En KidBox, los documentos se cifran con una clave de familia que vive solo en los dispositivos de los miembros. El servicio guarda bytes, no contenido. La consecuencia práctica es que nadie, nosotros incluidos, puede abrir el análisis de tu hijo. Por eso las notificaciones no muestran una vista previa del documento: no podemos generarla.
Las contraseñas son documentos
Una última categoría que suele faltar en el archivo: las credenciales. Portal del colegio, portal del comedor, banco, suministros, wifi. Son documentos en todos los sentidos, y tienen que estar compartidas entre los padres y cifradas. La sección Contraseñas hace exactamente eso, con autocompletado en el móvil y un control de seguridad de las contraseñas débiles o repetidas.
La tarde
En concreto:
- Vacía el cajón y haz tres montones: para tirar, para fotografiar, para guardar en original.
- Fotografía el segundo montón, un documento cada vez, directamente en la ficha correcta.
- Crea las carpetas para el resto.
- Añade los vencimientos que hayas descubierto por el camino.
- El tercer montón vuelve a un cajón, mucho más pequeño.
A partir de ese día el cajón deja de crecer, porque los documentos nuevos tienen adónde ir.
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